第一章 总则
一、为加强水行政处罚案卷的管理，提高水行政执法的工作质量和水平，结合《河南省水行政执法文书》和国家档案管理的有关规定，制定本规范。
二、本规范适用于水行政执法监督检查、行政处罚等水行政执法文书的制作。
三、水行政执法文书的内容必须符合有关法律、法规和规章的规定，按照《河南省水行政执法文书》统一格式、做到内容完整、表述清楚、用语规范。
四、水行政处罚结案后，必须对案件卷宗进行整理归档。任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
五、行政处罚案件实行一卷一号，一案一卷制度。
第二章 卷宗制作与复查
六、水行政执法文书应当按照《河南省水行政执法文书》规定的格式和要求印制。文书应当使用蓝黑色或黑色笔填写，做到字迹清楚、文面整洁。印制统一采用A4纸（规格：210 Ⅹ 297,纸层厚度不得低于52克）
七、卷宗包装包括封面、卷内文件目录、备考表、封底四部分（封面、目录、备考表的样式详见附件）。
1、卷宗封面。卷宗说明的格式是“洛阳市水务局关于××案的××等材料”，文件起止日期是指处罚案卷材料（包括案件小结）形成的最早和最晚时间，用阿拉伯数字填写，卷宗的总件数和总页数是指卷宗中文件或材料的总数，根据需要编写的材料目录作为一个文件编页码。总页数是指文件编码的最大数字，用大写数字填写。保存期限统一为永久，归档号由法制机构统一编号，由年度号和案卷号两部分组成，例如2007年第一个案卷的归档号为“2007001”。
2、卷内文件目录的填写。顺序号是指文件为单位的先后顺序编号，一个文件编一个号，从1开始按照自然数编号；文号是指文件的特征性编号，正式文件要注明文号，没有文号的不填；责任者是指出具文书或材料，对其真实性负责的人或组织；水行政执法文书名称是指文书的名称，例如：《河南省水行政执法文书》中的案件受理记录、立案报告、陈述申辩记录、水行政处罚决定书等；日期是指文件或材料形成的时间，一般按照文件或材料签署的时间为准；页号是指文件或材料的编码，一般只填写该文件的起始编码，最后一个文件要填写首页和末页两个编码，中间以“－”隔离，例如23－56。
3、卷内备考表是供立卷人在立卷时填写认为该卷有需要加以说明与解释的情况，其项目包括本卷情况说明、立卷人、立卷时间和检查人4项内容。本卷情况说明是说明卷内文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义的文件等内容，检查人由案卷质量审核者在对卷宗整理审核合格后签名。
八、卷宗设定的栏目，应当逐项填写，不得遗漏和随意修改。无需填写的，应当用斜线划去。卷宗中除编号和价格、数量等必须使用阿拉伯数字的外，应当使用汉字。
九、卷宗应当使用公文语体，语言规范、简练、严谨、平实。应当正确使用标点符号，避免产生歧义
十、卷宗整理人员应当对拟归档的案卷进行最后复查，及时补充未入卷的处罚文书或材料，纠正相关负责人和办案人员的遗漏签字，处理相关的证据材料，保证案卷的客观、全面和规范。
第三章 案卷的装订
十一、案卷文书的排列顺序应当按照《河南省水行政执法文书》规定《水事违法案件法律文书目录》装订。
十二、装订案卷的顺序如下：
1、拆除金属物。在案卷装订之前，要将金属物全部拆除干净，拆除时注意不要损坏文件。
2、修补裱糊。对破损、不合规格的文件要进行修补和裱糊。对无装订位置、装订线上有字迹而不便装订的文件材料，应用无字的白纸条粘贴加边；对卷内常出现的小签条、便条等，可粘贴在A4的白纸上；对破损的文件材料应进行一定的修裱工作。
3、复印。对用非钢笔（或水笔）书写或经复写的材料，需另复印一份存档。其中原件在前，复印件在后。
4、取齐装订。装订以A4纸为标准，左侧3孔线装。封面、卷内文件目录、备考表、封底以A4纸为标准。装订时，在卷宗左侧打3个装订孔，距左边缘1.5厘米，上孔距上边缘6.5厘米，下孔距下边缘6.5厘米，中间孔居上下孔正中间。使用棉线装订。处罚案卷中的文字资料小于A4纸的，以左下角对齐装订，大于A4纸的，折叠成可左侧装订的尺寸进行装订。
十三、案卷装订要整齐、牢固、不影响阅读。装订时，全卷文件要折叠取齐，而后采用“三孔一线”的方法装订。案卷的装订统一使用腊线，结头打在文件的底部卷皮上，要扎得结实，不压住字迹，不倒页、掉页，不损坏文件。
第四章 案卷的归档
十四、案件承办人员在行政处罚案件结案后，应当及时按照第四章、第五章的要求将案卷整理、装订完成，交单位审查。
单位要对准备归档的案卷进行审查。主要检查卷宗整理的规范性，例如用纸大小是否正确，装订是否整齐，卷面是否整洁，目录等填写内容是否正确。
十五、通过审查符合要求的，由负责人在卷宗检查人栏签字，由档案管理人员编号归档。
十六、案件承办科室应当在每季度末将整理装订好的案卷交单位编号、归档。处罚卷宗按年度顺序归档。
十七、入档卷宗要登记造册，主要记录卷宗号、被处罚单位、处罚事由、案件承办人等内容。
十八、案卷归档后，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。
第五章 行政处罚卷宗的管理
十九、行政处罚卷宗实行分级管理。各执法单位负责所承办行政处罚的案卷整理装订保管工作。应有专门的行政处罚卷宗管理人员。
二十、行政处罚卷宗查阅实行备案制。卷宗一旦入档，经批准不得查阅。需要查阅的，须经领导批准，并登记备案。
第六章 水行政当场处罚案卷的整理归档
二十一、各执法单位每季度末将水行政当场处罚决定书装订成册后归档管理。
二十二、水行政当场处罚案卷包括水行政当场处罚决定书存根和罚没收据两部分。
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